Cómo cotizar un flete: qué datos enviar y cómo comparar
Los datos que necesita un transportista para darle un precio real, qué revisar para comparar dos cotizaciones y las señales de que una oferta barata sale cara.
Casi todas las sorpresas de un flete se siembran en la cotización. Un precio que se pidió con datos incompletos cambia el día de la carga, y una cotización que no dice qué incluye se completa con cargos después del viaje. Esta guía reúne lo que conviene mandar para recibir un precio en firme y lo que conviene revisar para comparar dos precios de verdad, no solo dos números.
Los datos que necesita cualquier cotización
Un transportista no cotiza una ruta: cotiza un viaje concreto. Mientras más se parezca su solicitud al viaje real, menos va a moverse el precio. Esto es lo que se pide y por qué:
| Origen y destino con código postal | La distancia no se calcula por ciudad. Un parque industrial a las afueras y el centro de la misma ciudad son viajes distintos, con casetas y restricciones distintas. |
|---|---|
| Fecha y ventana de carga, y cita en destino | Una carga para mañana a las 7:00 no cuesta lo mismo que una para la próxima semana. Si el destino recibe con cita, dígalo: la cita define la hora de salida. |
| Qué es la mercancía | Descripción clara y, si la tiene, la clave de producto del catálogo del SAT para Carta Porte. Sin ella no se puede emitir el documento que ampara el traslado. |
| Peso bruto, número de tarimas y medidas | Con esto se elige la unidad. Diga también si las tarimas se pueden estibar una sobre otra. |
| Valor aproximado de la carga | Sirve para dimensionar la cobertura. Un tráiler de electrónica y uno de empaque vacío no se protegen igual. |
| Si es material peligroso | Con su clase y la hoja de seguridad. Requiere unidad y transportista autorizados, y no todos lo están. |
| Quién carga y quién descarga | Si hay montacargas y andén en los dos puntos, o si hace falta maniobra con personal. La maniobra se cobra aparte. |
| Condiciones de acceso | Restricciones de circulación en la zona, equipo de protección que exige la planta, registro previo del operador. |
| Si el viaje se repite | Un embarque único se cotiza distinto de una ruta semanal. Si hay volumen, dígalo desde el principio. |
Con el peso y las tarimas se decide la unidad. Si no tiene claro cuál pedir, mande los datos y deje que se la propongan: pagar una caja de 53 pies para una carga que cabía en un tortón es el sobrecosto más común del giro. Qué cabe en una caja de 53 pies.
Si la carga cruza a Estados Unidos
Además de lo anterior, un flete de exportación necesita saber:
- El Incoterm de la venta, porque define hasta dónde paga y responde cada parte. Guía de Incoterms 2020.
- Quién es el agente aduanal en México y el customs broker en Estados Unidos, y si el pedimento de exportación ya está en trámite. Sin despacho no hay cruce, y la unidad esperando en la frontera cobra estadía.
- Factura comercial y lista de empaque, con pesos que coincidan con los de la Carta Porte.
- El peso total, porque el límite federal de Estados Unidos es de 80,000 libras de peso bruto y deja menos carga útil que en México.
- Las direcciones y citas de cada entrega, si el viaje tiene más de una parada.
¿Dudas con su cadena de suministro? VORAX le asesora en su próximo flete.
Cotice aquíCómo comparar dos cotizaciones
El número más bajo no siempre es el flete más barato. Antes de decidir, ponga las dos cotizaciones lado a lado y revise estos puntos:
- 1. Si el precio es antes o después de IVA. Y si su empresa es persona moral, cómo se va a facturar: sobre el autotransporte terrestre de bienes la Ley del IVA obliga a retener el 4% del valor (artículo 1-A, fracción II, inciso c). Confírmelo con su contador.
- 2. Qué cargos van aparte. Demora, estadía, cancelación y flete en falso existen en todas las operaciones. Lo que cambia es si están escritos con su importe desde la cotización o si aparecen después. Cómo funcionan y cómo evitarlos.
- 3. Cuánto tiempo libre incluye para cargar y para descargar, y desde qué momento se cuenta.
- 4. Quién cubre la mercancía y hasta qué valor. La póliza del transportista tiene límites y exclusiones; pregunte si la carga viaja con cobertura por su valor y con la póliza de quién. Qué cubre un seguro de carga.
- 5. Maniobras, casetas y custodia. Si están incluidas o se cobran aparte.
- 6. Forma de pago y vigencia. Si hay crédito, anticipo o pago contra entrega, y cuántos días sostienen el precio.
- 7. Qué documento lo formaliza y quién responde. No es lo mismo una corredora que contrata en nombre propio y responde del viaje que un intermediario que solo lo pasa. Corredora de fletes o transportista.
Si una cotización no contesta alguno de estos puntos, pregúntelo antes de aceptar. La respuesta dice mucho de cómo se va a atender el viaje cuando algo se salga del plan.
Señales de que una oferta barata sale cara
- Un precio muy por debajo del resto sin una razón clara, como un retorno vacío que el transportista quiere llenar.
- Nada por escrito: ni cotización con folio, ni confirmación que usted acepte.
- No le dan placas ni operador antes de que la unidad se presente a cargar.
- Póliza sin recibo de pago, o que nadie le puede enseñar.
- Sin Carta Porte: la mercancía no debe circular sin el CFDI con su complemento. Guía de la Carta Porte.
- Le piden pagar a una cuenta nueva por WhatsApp o por correo. Es el fraude más repetido del giro: confirme siempre por otra vía antes de transferir.
Embarque único o tarifa contratada
Si el viaje es único, no hace falta firmar un contrato de largo plazo para moverlo. Se cotiza como flete spot: precio del momento, para una fecha concreta, cerrado por escrito antes de cargar. Si la ruta se repite, una tarifa contratada con contrato marco puede darle precio estable, línea de crédito y prioridad cuando falta unidad.
En VORAX el spot se cierra con una Confirmación de Servicio con folio que usted acepta por correo: precio, cobertura, tiempo libre, cancelación y responsabilidad quedan escritos antes de que la unidad se presente, y se paga por anticipado o contra arribo. Cómo funciona el servicio spot.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué datos necesito para cotizar un flete?
- Origen y destino con código postal, fecha y ventana de carga, descripción de la mercancía, peso bruto, número de tarimas y medidas, valor aproximado, si es material peligroso, quién carga y descarga, y si el viaje se repite. Con eso cualquier transportista serio le da un precio en firme; sin eso le da un precio que después cambia.
- ¿Cuánto tarda una cotización de flete?
- Depende de qué tan completa llegue la solicitud. En VORAX la respuesta sale dentro de las 24 horas hábiles, y en un embarque único (servicio spot) el mismo día hábil cuando la solicitud trae todos los datos.
- ¿La cotización de un flete incluye IVA?
- Casi siempre se cotiza antes de IVA, así que conviene preguntarlo. Además, si su empresa es persona moral y el servicio se factura como autotransporte terrestre de bienes, la Ley del IVA la obliga a retener el 4% del valor (artículo 1-A, fracción II, inciso c). Pregunte con qué clave se va a facturar y confírmelo con su contador.
- ¿Por qué dos cotizaciones del mismo viaje tienen precios tan distintos?
- Porque rara vez cotizan lo mismo. Una puede incluir maniobras, cobertura de la carga y tiempo libre en carga y descarga, y la otra cobrarlos aparte después del viaje. Antes de comparar el número, compare qué incluye cada una y qué cuesta lo que no incluye.
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Cómo trabaja VORAX
Con los datos de esta guía le regresamos un precio cerrado que dice qué incluye y cuánto cuesta lo que no incluye. Antes de que la unidad se presente le mandamos por escrito placas, operador y póliza.
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